Strategy Beyond CoronaVirus – Go Digital, NOW. 12 tips per gestire lo smart working

La crisi generata dalla diffusione a livello globale del CoVid-19 sta portando i Leader a rivedere le strategie aziendali per affrontare il prossimo paradigma economico. La digital transformation è più che mai centrale nelle agende aziendali ed lo smart-working è diventato necessario per la maggior parte delle organizzazioni. Abbiamo raggruppato una serie di consigli per gestire questa particolare modalità lavorativa.

1.Come se fossi in ufficio

Quando si lavora in ufficio, è facile mantenere gli orari di inizio, pause e orari di fine costanti in quanto si segue l’orario di lavoro pattuito con il datore, oppure si è vincolati da fattori esterni come portare a scuola il bimbo o l’orario del bus/treno. A casa, invece, è più difficile passare dalla “modalità casa” alla “modalità ufficio”, soprattutto se c’è un cuscino e un letto di mezzo.

Quando lavori da casa, sei tu a dettare i ritmi del lavoro; la cosa più semplice da fare è quindi mantenere i ritmi dell’ufficio e mantenere tutte le abitudini di una giornata normale: imposta la sveglia, prepara la colazione, indossa bei vestiti, inizia a lavorare all’orario ufficiale.

Proprio riguardo al vestiario, è dimostrato come i vestiti influiscano sull’umore, sulla concentrazione e motivazione di chi li indossa. Capi troppo rilassati potrebbero deconcentrarci o rilassarci troppo. Quindi, non cadiamo nella tentazione di infilarci le prime cose a portata di mano, come tute, jeans, pigiama o t-shirt, e vestiamoci come se dovessimo andare veramente in ufficio.

2.Scegli uno spazio di lavoro dedicato

Solo perché sei a casa, ciò non significa che tu non possa avere uno spazio ufficio dedicato. Invece di rinchiuderti nella tua stanza, o sul tavolo da pranzo (spazi associati ad altri fini) cerca di trovare uno spazio apposito come zona di lavoro (una stanza una superficie). Questo ti permette di entrare subito nello spirito produttivo giusto, ed evitare che chi ti circonda a casa ti interrompa mentre ti trovi in quella zona.

Inoltre, se hai frequenti incontri telefonici o video, potresti aver bisogno di una stanza chiusa e tranquilla. Se non vuoi essere interrotto, definisci delle semplici regole con la tua famiglia (anche con i più piccoli): bussa prima di entrare, non entrare mai nella stanza quando si è al telefono e parla a bassa voce quando sei vicino alla zona ufficio, per esempio.

3.Organizza la tua postazione di lavoro e i tuoi file in remoto

La postazione di lavoro a casa deve essere un incentivo al lavoro, e non un deterrente. Fa in modo che la postazione sia comoda, con un PC prestante (meglio se quello fornito dall’azienda), un buon schermo esterno (se utilizzi un portatile), un mouse e una tastiera ergonomici, oltre a delle buone cuffie dotate di microfono che ti isolino dal mondo esterno. Inoltre, assicurati di aver installato nel PC tutti i programmi che ti servono per connetterti con i tuoi colleghi (Slack, Teams, ecc.).

Molti degli strumenti che utilizzerai saranno in rete, quindi accertati di avere a casa una buona banda internet (almeno 10Mbps). Se la tua ADSL gira veloce come una ruota di criceto, opta per una connessione a banda larga wireless (Linkem, Eolo, ecc.), oppure per una chiavetta dati.

Proprio perché la maggior parte del tempo il tuo PC sarà connesso in rete, presta attenzione alla sicurezza: le tue password non devono essere visibili, semplici e vulnerabili. Cerca di conservarle in luoghi sicuri (esistono servizi appositi online come Keepass, 1password e Lastpass). Inoltre, se non riesci a garantire una connessione internet sicura, valuta l’utilizzo di una VPN aziendale (molte aziende la richiedono per accedere ai servizi, sia internamente che esternamente all’azienda) oppure la sottoscrizione a un servizio VPN personale.

4.Definisci e traccia le tue ore lavorative

Quando sei in ufficio, tornare a casa è il segnale che la tua giornata lavorativa è finita. Quando invece sei a casa, il lavoro può facilmente allungarsi fino a sera inoltrata, facendo pensare ai colleghi che, poiché lavori da casa e rispondi alle mail, tu sia sempre disponibile.

È importante quindi definire sempre anticipatamente l’orario di lavoro, in modo che sia noto ai tuoi colleghi, come alla tua famiglia. Inoltre, utilizza un timer o la semplice tecnica del pomodoro (ci sono diverse applicazioni per lo smartphone che rispondono a questo bisogno) per scandire i tempi di pausa rispetto ai tempi di lavoro, controllare il tuo ritmo produttivo e verificare la tua produttività.

Definisci anche i tempi di pausa, e approfittane per allontanarti dalla scrivania di lavoro: approfittane per fare una passeggiata fuori o trascorrere del tempo con la tua famiglia. Proprio per questo motivo, condividi il tuo ritmo lavorativo a casa con tutti i membri della famiglia: non vorresti mai essere interrotto durante una importante call, o dover pranzare da solo.

5.Definisci e traccia i tuoi obiettivi

Non è sufficiente impostare degli orari; devi fissare anche degli obiettivi giornalieri.

Come crearli? È importante partire dai macro obiettivi che dovrai raggiungere nelle prossime settimane o mesi, quindi identifica i passi che devi compiere per raggiungerli e ordinali in una lista a seconda della loro priorità: inserisci per prime le attività urgenti, e per ultime le attività meno urgenti.

6.Definisci un numero di obiettivi sfidante

I progetti richiedono sempre più tempo di quanto pensi inizialmente. Per questo, alla fine della giornata, ti accorgerai spesso che avrai fatto meno di quanto di saresti aspettato.

Proprio per questo motivo, cerca di sopravvalutarti: è dimostrato che darsi obiettivi sfidanti aiuta a raggiungerli in un tempo minore. Inoltre, anche se avessi voglia di fare qualcos’altro non in programma, avere una fitta lista di obiettivi ti aiuterà a non distrarti e a darti la carica per portare a termine il maggior numero di attività entro la fine della giornata. Anche se a fine giornata non riuscirai a spuntare tutte le attività della lista, comunque ne avrai completato una parte considerevole.

7.Pianifica in anticipo su cosa lavorerai

Definire un programma di attività permette di delineare le attività da portare avanti prima di iniziare la giornata. Senza un programma giornaliero, si rischia di perdere tempo nel capire cosa bisogna fare oggi, e iniziare una attività che in realtà non era prioritaria e quindi stopparla in attesa di tempi migliori.

Non è fondamentale definire una agenda stretta: lascia che la tua agenda cambi se necessario. Prova però a definire un programma il giorno prima, che poi può essere reso ufficiale il giorno successivo.

8.Pianifica le attività più complesse quando sei più produttivo

Nessuno lavora con la stessa intensità dal mattino alla sera, né in ufficio né a casa. La tua motivazione diminuirà naturalmente e varierà durante tutta la giornata. Quando lavoriamo da casa è però ancora più importante anticipare questi flussi di produttività e programmare la giornata in base ad essi.

Cerca quindi di organizzare i lavori più complessi nei momenti della giornata più produttivi (per esempio, la mattina), mentre organizza le attività più leggere, di feedback e controllo nelle parti della giornata meno proficue (per esempio, il pomeriggio). Molti per esempio organizzano la giornata di lavoro a casa pianificando le attività da svolgersi in autonomia al mattino, mentre le riunioni, chiamate e lavori di collaborazione vengono pianificati nel pomeriggio.

9.Limita il multitasking

Lavorare da casa sperimenta ogni tipo di multitasking (specialmente, con la presenza di bambini), ma questo può essere un rischio. Potresti lasciare una serie di lavori a metà, come non dare la giusta attenzione ai bambini che sono a casa con te.

Il trucco sta nel limitare al massimo il multitasking. Va bene controllare la tua mail mentre sei in call, oppure ascoltare un webinar mentre prendi il caffè, ma cerca di non esagerare troppo. In special modo, quando interagisci con i tuoi figli, cerca di essere completamente libero oppure rimanda quel momento fino a che non puoi dare loro la tua massima attenzione.

10.Limita le distrazioni dei social

Aprire Facebook come aprire un altro social è diventata un’attività quasi automatica, appena abbiamo lo smartphone sottomano. Al lavoro, però, questa possibilità si scontra contro la nostra produttività.

Per evitare di utilizzare i social possiamo per esempio eliminare tutte le scorciatoie dal computer o dal browser, oppure disconnettere tutte le applicazioni nel telefono. Un’altra possibilità è quella di utilizzare il browser per lavoro solo in navigazione “in Incognito”. La navigazione “in incognito” costringe ad inserire le credenziali prima di accedere al sito, e quindi aggiunge un passaggio in più che dovrebbe scongiurarne l’utilizzo.

11.Collabora con i colleghi utilizzando la tecnologia

Lavorare da casa può aiutare e di molto a concentrarti sulle attività a breve termine. Non aiuta però spesso a organizzare le attività a più ampio termine, dove intervengono altri colleghi oppure altri uffici. Gli strumenti di chat e videocall possono agevolare il contatto tra i membri del team, e tra team esterni. Sono inoltre utili per fare i check a fine giornata per verificare come il lavoro del team stia progredendo.

Molti per esempio utilizzano Slack per scrivere ai colleghi in remoto, Microsoft Teams o Skype per organizzare le videocall, Trello o Microsoft Projects per definire le attività in base alla loro priorità.

12.Interagisci con gli altri intorno a te e..#Keeptraining

Sì, stiamo lavorando da casa, ma non da un’isola sperduta. In caso di necessità, interagisci con le persone che ti stanno intorno, anche se non sono i tuoi colleghi, e non farle sentire in colpa di averti disturbato. Il lavoro da casa non deve eliminare del tutto una sana interazione tra persone, che non fa male soprattutto se la maggior parte della giornata è vissuta in una stanza in solitario.

Trova quindi sempre dei momenti utili per interagire con gli altri e, se sei solo a casa, aprofitta dei momenti di pausa per uscire fuori a fare una passeggiata o per andare a prendere un caffè al bar.